SUPERVISI

A.    PENGERTIAN SUPERVISI

Sebagai salah satu dari fungsi manajemen, pengertian supervisi telah berkembang secara khusus. Secara umum yang dimaksud dengan supervisiadalah melakukan pengamatan secara langsung dan berkala oleh atasan terhadap pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan untuk kemudian apabila ditemukan masalah, segera diberikan petunjuk atau bantuan yang bersifat langsung guna mengatasinya (Azwar, 1996).

Muninjaya (1999) menyatakan bahwa supervisi adalah salah satu bagian proses atau kegiatan dari fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling). Swanburg (1990) melihat dimensi supervisi sebagai suatu proses kemudahan sumber-sumber yang diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas ataupun sekumpulan kegiatan pengambilan keputusan yang berkaitan erat dengan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan dan informasi dari kepemimpinan dan pengevaluasian setiap kinerja karyawan.   

Dari beberapa pengertian tersebut

dapat disimpulkan bahwa kegiatan supervisi adalah kegiatan-kegiatan yang terencana seorang manajer melalui aktifitas bimbingan, pengarahan, observasi, motivasi dan evaluasi pada stafnya dalam melaksanakan kegiatan atau tugas sehari-hari (Arwani, 2006).

B.    MANFAAT DAN TUJUAN SUPERVISI

Apabila supervisi dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Manfaat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut (Suarli &Bachtiar, 2009) :

1)     Supervisi dapat meningkatkan efektifitas kerja. Peningkatan efektifitas kerja ini erat hubungannya dengan peningkatan pengetahuan dan keterampilan bawahan, serta makin terbinanya hubungan dan suasana kerja yang lebih harmonis antara atasan dan bawahan.

2)     Supervisi dapat lebih meningkatkan efesiensi kerja. Peningkatan efesiensi kerja ini erat kaitannya dengan makin berkurangnya kesalahan yang dilakukan bawahan, sehingga pemakaian sumber daya (tenaga, harta dan sarana) yang sia-sia akan dapat dicegah.

Apabila kedua peningkatan ini dapat diwujudkan, sama artinya dengan telah tercapainya tujuan suatu organisasi. Tujuan pokok dari supervisi ialah menjamin pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah direncanakan secara benar dan tepat, dalam arti lebih efektif dan efesien, sehingga tujuan yang telah ditetapkan organisasi dapat dicapai dengan memuaskan (Suarli & Bachtiar, 2008).

C.    FREKUENSI PELAKSANAAN SUPERVISI

Supervisi harus dilakukan dengan frekuensi yang berkala. Supervisi yang dilakukan hanya sekali bisa dikatakan bukan supervisi yang baik, karena organisasi/lingkungan selalu berkembang. Oleh sebab itu agar organisasi selalu dapat mengikuti berbagai perkembangan dan perubahan, perlu dilakukan berbagai penyesuaian. Supervisi dapat membantu penyesuaian tersebut yaitu melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan bawahan.

Tidak ada pedoman yang pasti mengenai berapa kali supervisi harus dilakukan. Yang digunakan sebagai pegangan umum, supervisi biasanya bergantung dari derajat kesulitan pekerjaanyang dilakukan, serta sifat penyesuaian yang akan dilakukan. Jika derajat kesulitannya tinggi serta sifat penyesuaiannya mendasar, maka supervisi harus lebih sering dilakukan.

D.    PRINSIP-PRINSIP POKOK DALAM SUPERVISI

Kegiatan supervisi mengusahakan seoptimal mungkin kondisi kerja yang kondusif dan nyaman yang mencakup lingkungan fisik, atmosfer kerja, dan jumlah sumber sumber yang dibutuhkan untuk memudahkan pelaksanaan tugas. Untuk itu diperlukan beberapa prinsip pokok pelaksanaan supervisi. Prinsip pokok supervisi secara sederhana dapat diuraikan sebagai berikut (Suarli dan Bahtiar, 2009):

1.     Tujuan utama supervisi ialah untuk lebih meningkatakan kinerja bawahan, bukan untuk mencari kesalahan. Peningkatan kinerja ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pekerjaan bawahan, untuk kemudian apabila ditemukan masalah, segera diberikan petunjuk atau bantuan untuk mengatasinya.

2.     Sejalan dengan tujuan utama yang ingin dicapai, sifat supervisi harus edukatif dan suportif, bukan otoriter.

3.     Supervisi harus dilakukan secara teratur atau berkala. Supervisi yang hanya dilakukan sekali bukan supervisi yang baik.

4.     Supervisi harus dapat dilaksanakan sedemikan rupa sehingga terjalin kerja sama yang baik antara atasan dan bawahan, terutama pada saat proses penyelesaian masalah, dan untuk lebih mengutamakan kepentingan bawahan.

5.     Strategi dan tata cara supervisi yang akan dilakukan harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing bawahan secara individu. Penerapan strategi dan tata cara yang sama untuk semua kategori bawahan, bukan merupakan supervisi yang baik.

6.     Supervisi harus dilaksanakan secara fleksibel dan selalu disesuaikan dengan perkembangan.

DAFTAR PUSTAKA

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20582/4/Chapter%20II.pdf

EVALUASI

A.    DEFINISI EVALUASI

Evaluasi program merupakan salah satu fungsi dari manajemen program, evaluasi program dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan secara terus menerus, berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini dapat dilakukan pada saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan, evaluasi merupakan kegiatan yang bermaksud untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah pelaksanaan program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Evaluasi program berguna bagi pengambil keputusan untuk menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas atau ditingkatkan.

Evaluasi adalah merupakan salah satu fungsi dari manajemen, evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi dapat dilakukan secara terus menerus,  berkala dan atau sewaktu-waktu pada saat sebelum, sedang dan atau setelah program dilaksanakan. Evaluasi merupakan kegiatan penting untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai, apakah program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan.

Pengertian lain menyebutkan bahwa evaluasi adalah: “Evaluation is the process of determining the value or worth of a program, course, or other initiative, toward the ultimate goal of making decisions about adopting, rejecting, or revising the innovation. It should not be confused with assessment, which encompasses methods for measuring or testing performance on a set of competencies. Evaluation is the more inclusive term, often making use of assessment data in addition to many other data sources”. Evaluasi adalah proses untuk menentukan nilai atau harga dari sebuah program, kursus, atau prakarsa lainnya menuju pada tujuan akhir yaitu menghasilkan keputusan mengenai penerimaan, penolakan atau perbaikan inovasi. Berbeda dengan assessment atau penilaian, yang meliputi metode untuk mengukur atau menguji kinerja dalam suatu kompetensi. Evaluasi adalah istilah yang lebih menyeluruh, sering menggunakan data penilaian sebagai tambahan terhadap jenis data lainnya yang dijadikan sumber.

B.    TUJUAN EVALUASI

Tujuan evaluasi program berfungsi sebagai pengarah kegiatan evaluasi dan sebagai acuan untuk mengetahui efisiensi dan efektivitas kegiatan evaluasi program. Evaluasi pada umumnya berkaitan dengan upaya pengumpulan, pengolahan, analisis, deskripsi dan penyajian data atau informasi sebagai masukan untuk pengambilan keputusan (decision making). Berkaitan dengan tujuan evaluasi, Anderson (1978) merumuskan tujuan penilaian sebagai berikut:

1.     Memberi masukan untuk perencanaan program.

2.     Memberi masukan untuk keputusan tentang kelanjutan, perluasan dan penghentian program.

3.     Memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat.

4.     Memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi penilaian

C. JENIS EVALUASI

Ada dua jenis evaluasi yaitu evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif menyediakan informasi untuk meningkatkan atau memperbaiki produk atau proses, sedangkan evaluasi sumatif menyediakan efektivitas jangka pendek atau informasi dampak jangka penjang untuk menentukan apakah akan mengadopsi atau tidak suatu produk atau proses. Evaluasi sumatif akan muncul jika suatu cara baru telah dilakukan atau diimplementasikan secara penuh dalam beberapa waktu bahkan tahun. Scriven (1967) adalah orang pertama yang membedakan antara evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Kemudian Stufflebeam juga membedakan sesuai di atas yaitu Proactive Evaluation untuk melayani pemegang keputusan dan Retroactive Evaluation untuk keperluan pertanggung jawaban. Evaluasi dapat mempunyai dua fungsi yaitu fungsi formatif, evaluasi dipakai untuk perbaikan dan pengembangan kegiatan yang sedang berjalan. Fungsi sumatif, evaluasi dipakai untuk pertanggung jawaban, keterangan, seleksi atau lanjutan. Jadi evaluasi hendaknya membantu pengembangan implementasi, kebutuhan suatu program, perbaikan program, pertanggungjawaban, seleksi, motivasi, menambah pengetahuan dan dukungan dari mereka yang terlibat.

D.    KRITERIA UNTUK MENILAI OBJEK EVALUASI

Kriteria yang akan dipakai untuk menilai objek evaluasi merupakan tujuan yang paling sulit dalam evaluasi. Apabila yang diacu hanya pencapaian tujuan, maka ini memang pekerjaan yang mudah, namun ini  baru pada sebagian dari pada isu kriteria evaluasi. Pencapaian tujuan-tujuan yang penting memang merupakan salah satu kriteria yang penting. Kriteria lainnya yaitu identifikasi kebutuhan dari klien yang potensial, nilai-nilai sosial, mutu dan efisiensi dibandingkan dengan objek-objek alternatif lainnya. Tampaknya ada persetujuan diantara ahli evaluasi bahwa kriteria yang dipakai untuk menilai suatu objek tertentu hendaknya ditentukan dalam konteks objek tertentu dan fungsi evaluasinya. Jadi hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan kriteria-kriteria penilaian suatu objek adalah:

a.      Kebutuhan, ideal, dan nilai-nilai.

b.     Penggunaan yang optimal dari sumber-sumber dan kesempatan.

c.      Ketepatan efektivitas program.

d.     Pencapaian tujuan yang telah dirumuskan dan tujuan penting lainnya.

Beberapa istilah yang terkait dengan evaluasi di antaranya program, Audiensi, Instumen, data kualitatif dan kuantitatif.

Program adalah segala sesuatu yang dicoba lakukan oleh seseorang atau organisasi dengan harapan akan mendatangkan hasil atau pengaruh. Kadang-kadang informasi yang dikumpulkan digunakan untuk membuat keputusan tentang program itu misalnya bagaimana memperbaiki program, apakah akan diperluas atau dihentikan. Kadang-kadang informasi hanya berpengaruh secara tidak langsung terhadap keputusan, atau mungkin juga tidak dihiraukan sama sekali karena merugikan pimpinan. Terlepas bagaimana akhir dari kegunaannya suatu evaluasi program harus mengumpulkan informasi yang valid, yang dapat dipercaya, dan yang berguna untuk program yang dievaluasi.

Audiensi, evaluasi selalu mempunyai bermacam-macam audiensi (peminat, pemakai, pelanggan), audiensi yaitu orang yang secara langsung atau tidak langsung berurusan dengan evaluasi. Pada umumnya peminat untuk informasi yang dikumpulkan selama program berjalan terdiri atas perencana program, manajer program, dan karyawan yang menjalankan program. Peminat lainnya mungkin penerima layanan atau hasil evaluasi. Bila program itu akan dikembangkan lebih luas, atau akan diterbitkan ke surat kabar,  maka masyarakat juga menjadi audiensi. Jadi audiensi ialah sekelompok orang yang harus diperhitungkan apabila akan melakukan evaluasi.

Instrumen, intrumen termasuk tes, kuesioner, observasi, interview atau wawancara, laporan ceklis, dan alat-alat ukur lainnya. Data kualitatif dan kuantitatif, merupakan data yang berhubungan dengan informasi yang dikumpulkan dalam suatu evaluasi. Data kualitatif akan berupa atau berbentuk kata-kata atau keterangan tentang kejadian, transkrip wawancara , dan dokumen tertulis. Kata-kata harus dibaca untuk artinya dan iluminasi artinya, tafsiran kejadian dapat digambarkan sebagai tujuan pokok analisis data kualitatif. Data kuantitatif, data berupa angka-angka, analissi data kuantitatif berpendapat kalau ada ia akan berupa jumlah dan dapat diukur. Data kuantitatif memberi jawaban untuk pertanyaan: berapa? Samapi seberapa jauh? Dan berapa banyak? Sebagai tambahan analisis data kuantitatif mencari hubungan antara jumlah (kuantitas), misalnya sikap yang lebih positif terhadap program berhubungan dengan penerimaan informasi yang lebih banyak tentang program itu?

Kedua data tersebut biasanya dipelukan dalam evaluasi lengkap, masing-masing saling mendukung dan saling melengkapi. Data kualitatif sering ditransformasi menjadi data kuantitatif dengan prosedur koding

DAFTAR PUSTAKA

http://smk3ae.wordpress.com/2009/04/19/mengenal-sistem-manajemen-perusahaan-chapter-14-evaluasi-manajemen-1/

http://anvinaayunita.blogspot.com/2012/03/jenis-model-evaluasi.html

http://www.indonesian-publichealth.com/2012/05/pengertian-dan-tujuan-evaluasi.html

MONITORING

A.    DEFINISI MONITORING

Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).

Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin.

B.    KEGUNAAN MONITORING

Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:

1.     Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.

2.     Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.

3.     Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.

4.   Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.

5.     Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.

6. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.

7.  Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.

8.     Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen program.

C.    KETERKAITAN ANTARA MONITORING, SUPERVISI DAN EVALUASI

Monitoring sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988) menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus.

Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.

Monitoring selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara monitoring dan evaluasi. Pertama, fokus monitoring adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program. Kedua, monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi  yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar yang telah ditentukan. Ketiga, monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program. Keempat, kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program. Kelima, monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang lainnya. Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program.

D.    TUJUAN MONITORING

Tujuan utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk: a) memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan program, c) mengetahui faktor-faktor pendungkung dan penghambat penyelenggaraan program.

Sebagaimana halnya dengan supervisi, monitoring dapat mengguanakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan. Pendekatan tidak langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para penyelenggaranya atau pelaksana program.

E.     LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN MONITORING

Langkah-langkah pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut. Pertama, menyusun rancangan monitoring, seperti untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk memperbaiki pelaksanaan program, b) sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor, c) faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program, d) pendekatan metode, teknik dan instrumen monitoring, e) waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan f) biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring. Kedua, melaksanakan kegiatan monoitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan isntumen yangtela ditetapkan dalam langkah pertama. Ketiga, menyusun dan menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.slideshare.net/vedro/kelompok-11-6861936

Amirullah Haris Budiono, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004.
Hendyat Soetopo, Manajemen Pendidikan (Bahan Kuliah Manajemen Pendidikan) Universitas Negeri Malang, 2001.